การพัฒนากระบวนงานบริหารจัดการเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามแนวคิด Lean ของกองกลาง สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี
DOI:
https://doi.org/10.48048/tr2r.2026.40Keywords:
แนวคิด Lean, หลักการ ECRS, ภาระงาน (FTE), SIPOC Diagram, Swimlane diagram, คาร์บอนฟุตพริ้นท์, การบริหารจัดการเอกสาร, พัฒนากระบวนงานAbstract
การศึกษาครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อพัฒนากระบวนงานบริหารจัดการเอกสารโดยการประยุกต์ใช้แนวคิด Lean และหลักการ ECRS รวมถึงประเมินภาระงาน (FTE) และค่าคาร์บอนฟุตพริ้นท์ที่เกิดขึ้น วิธีการศึกษามี 5 ขั้นตอนคือ 1) วิเคราะห์กระบวนงานเชิงลึกด้วย SIPOC Diagram 2) วิเคราะห์การไหลของงานด้วย Swimlane Diagram 3) ปรับปรุงกระบวนงานตามแนวคิด LEAN และหลักการ ECRS 4) ประเมินภาระงาน (FTE) หลังการปรับปรุง 5) ประเมินคาร์บอนฟุตพริ้นท์ ผลการศึกษาบว่า การปรับปรุงกระบวนงานสามารถลดขั้นตอนการทำงานจากเดิม 10 ขั้นตอน เหลือเพียง 8 ขั้นตอน โดยการกำจัดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน การรวมกระบวนการตรวจสอบและคัดแยก และการเปลี่ยนไปสู่การเสนอเอกสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ ส่งผลให้ระยะเวลาการดำเนินงานรวมลดลงจาก 85 - 120 นาที เหลือเพียง 40 - 55 นาที ในด้านการประเมินภาระงาน พบว่าทรัพยากรบุคคลที่ใช้ในกระบวนงานลดลงอย่างมีนัยสำคัญ จากเดิม 2.4166 FTE เหลือเพียง 1.1457 FTE หรือคิดเป็นการลดภาระงานเฉลี่ยได้ 52.59% สำหรับผลการวิเคราะห์ด้านสิ่งแวดล้อม พบว่าในกระบวนการเดิมมีการปล่อยก๊าซเรือนกระจกรวม 47.42 kgCO2e ต่อเดือน ทั้งนี้ ภายหลังการปรับปรุงด้วยระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) คาดว่าจะสามารถลดการใช้กระดาษได้ไม่น้อยกว่า 4 รีมต่อเดือน และลดการปล่อยก๊าซเรือนกระจกได้ในปริมาณที่สัมพันธ์กัน ข้อเสนอแนะจากการศึกษาคือ ควรขยายผลการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ให้ครอบคลุมเอกสารทุกประเภท เช่น หนังสือแจ้งเวียน และควรพัฒนาระบบการเก็บข้อมูลการขนส่งเอกสารเพิ่มเติม เพื่อให้การวิเคราะห์ผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมมีความครบถ้วนและแม่นยำยิ่งขึ้นในอนาคต ประโยชน์ของการศึกษาในภาพรวม แสดงถึงความสำเร็จในการยกระดับประสิทธิภาพองค์กรผ่านการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล และถือเป็นส่วนหนึ่งในการขับเคลื่อนเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืนของประเทศ
Downloads
References
ฐิติกร หมายมั่น, สมบัติ ทีฆทรัพย์, อติกร เสรีพัฒนานนท์ และ บัณฑิต รัตนไตร. (2561). การประเมินคาร์บอนฟุตพริ้นท์องค์กรของมหาวิทยาลัยอีสเทิร์นเอเชีย. วารสารวิชาการมหาวิทยาลัยอีสเทิร์นเอเชีย ฉบับวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี, 12(2), 195-209.
ทวีพร กอแก้ว และ ยุรพร ศุทธรัตน์. (2568). การประยุกต์ใช้ Swim Lane Diagram เพื่อปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบระบบสารสนเทศของธนาคารพาณิชย์. วารสารการจัดการโซ่คุณค่าและกลยุทธ์ธุรกิจ, 4(4), 56-72.
ปรีชา สะพานทอง. (2563). การประเมินคาร์บอนฟุตพริ้นท์ขององค์กร กรณีศึกษา วิทยาลัยน่าน มหาวิทยาลัยราชภัฏอุตรดิตถ์ (วิทยานิพนธ์ปริญญามหาบัณฑิต). อุตรดิตถ์: มหาวิทยาลัยราชภัฏอุตรดิตถ์.
ไพโรจน์ ขาวสิทธิวงษ์. (2559). การวิเคราะห์กระบวนการทำงานด้วย SIPOC. นครปฐม: มหาวิทยาลัยศิลปากร.
วชิราภรณ์ คำไชยลึก และ อดิศักดิ์ ธีรานุพัฒนา. การปรับปรุงกระบวนการทำงานของงานบริหารทั่วไป คณะแห่งหนึ่ง มหาวิทยาลัยแห่งหนึ่ง. วารสารบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่, 7(3), 439-449.
วรรณวิมล วงศ์ถาวร. (2568). การปรับปรุงกระบวนการรายงานผลตามแผนปฏิบัติการ ด้วยหลักการ ECRS. วารสาร Mahidol R2R e-Journal, 12(3), 89-101.
สำนักงาน ก.พ.ร. (2561). แนวทางการปรับปรุงกระบวนงานภาครัฐด้วย Lean Government. นนทบุรี: สำนักงาน ก.พ.ร.
องค์การบริหารจัดการก๊าซเรือนกระจก (องค์การมหาชน) (อบก.). (2565). แนวทางการประเมินคาร์บอนฟุต พริ้นท์ขององค์กร. กรุงเทพฯ: องค์การบริหารจัดการก๊าซเรือนกระจก (องค์การมหาชน).
Barnes, R. M. (1997). Motion and time study: Design and measurement of work. New York: McGraw-Hill.
Cascio, W. F., & Boudreau, J. W. (2016). The search for global competence. Journal of World Business, 51, 103-114.
George, M. L. (2002). Lean six sigma: Combining six sigma with lean speed. New York: McGraw-Hill.
IPCC. (2006). Guidelines for national greenhouse gas inventories. Geneva: The intergovernmental panel on climate change (IPCC). Retrieved from https://www.ipcc-nggip.iges.or.jp/public/2006gl/vol2.html
Ohno, T. (1988). Toyota production system. New York: Productivity Press.
Pande, P. S., Neuman, R. P., & Cavanagh, R. R. (2000). The six sigma way. New York: McGraw-Hill.
Radnor, Z., & Osborne, S. P. (2013). Lean: A failed theory for public services. Public Management Review, 15(2), 265-287.
Shostack, G. L. (1984). Designing services that deliver. Harvard Business Review, 62, 133-139.
Womack, J. P., & Jones, D. T. (1996). Lean thinking. London: Simon & Schuster.
